Excel の空白行 (空白セル) を一発検索

Trados を使う仕事で (いくつもの) 用語集を Excel ファイルでもらったとき、これを Multiterm に入れてしまうと楽なんですが、時々 Excel -> Multiterm の用語データベース形式への変換や用語の取り込み (インポート) に失敗することがあります。

この変換は、Multiterm７以降であれば、Multiterm Convert というツールを使えば簡単なんですが、結構手順は多くて、しかも失敗は最後の最後で起きることが多々あります。こういう時はとても凹みます (笑)。

原因はいろいろ考えられますが、変換自体がうまくいって、最後の用語の取り込みに失敗する場合、元々の Excel ファイルに空白行が紛れていることが原因ということもあります。この場合は、元の Excel ファイル内にある余分な空白行を削除すればいいんですが、数千行以上にも及ぶ巨大なファイルの場合、それを探すだけでも大変な作業になります。

そこで、Excel ファイル内で、指定した領域内の空白行だけをすぐに検索できれば便利だと考えてググッてみると、ちゃんとあるんですね、そういう技が。色んな方法があるようですが、簡単で定番の方法と思われるのは、[Ctrl] + [G] キーまたは [F５] キーを押して指定したセルにジャンプさせる方法のようです。そしてもう１つ裏技的なのが、選択したセルの下辺部分をダブルクリックする方法。これは面白いですよ。

ではまず、[F５] キーのやり方です。(ただし Excel２００２英語版の場合です。キー名やメニュー名の（ ）内は日本語表記ですが、実物がないので違ってるかも知れません。)

１．検索対象となる領域を選択する
２．[Ctrl] + [G] キーまたは [F５] キーを押して [Go To (ジャンプ)] ウィンドウを表示する
３．左下の [Special (セル選択)] ボタンを押して [Blanks (空白セル)] ラジオボタンにチェックを入れる
４．[OK] ボタンをクリックする
５．空白セルがすべて選択される

この時注意しなければならないのは、行の中で空白セルが１つでもあると、同じ行の他のセルにデータが入っていても選択されてしまうため、無条件に選択されたセルの行を削除するのは危険だとういことです。それで構わないのであれば、手順５の状態のまま次の操作をします。

６．[Edit (編集)] - [Delete (削除)] - [Entire row (行全体)] を選択して [OK] ボタンをクリックする

常に手順６までを実行するのであれば、手順１〜６の操作をマクロとして覚えさせてしまえば、次回からはさらに簡単になります。

ただし、行全体が空白でない限りその行を削除したくない場合は、手順５で選択された行を１つ１つチェックしていく必要があります。不用意にデータを失いたくないのであれば、面倒でも手順５の後は手作業で確認すべきでしょう。

次に、ダブルクリックするやり方。

１．空白セルを検索する列の、なるべく上の行のセルを選択する (検索領域の一番上が適当)
２．選択したセルの下辺部分 (マウス・ポインタを合わせると十字マークが表示される、下のセルとの境目の部分) をダブルクリックする
３．空白セルの１つ上のセルにジャンプする

この方法なら、検索前に検索領域を一々選択しなくて済むので楽です。ただ、一括で空白セルをすべて選択することはできないので、その場合は先ほどのジャンプする方法が適しています。